Решения

Электронный документооборот ГК «Бородино»

Система электронного документооборота, построенная на базе платформы XS2 Framework, успешно работает и стремительно развивается в многопрофильном российском холдинге ГК «Бородино» с февраля 2006 года. В системе ежедневно работают более 2500 пользователей — сотрудников различных предприятий, как в Москве, так и в других регионах страны.

На сегодняшний день в системе документооборота ГК Бородино существует несколько типов документов: Служебная записка, Заявка на транспорт, интегрированная с 1С-предприятие, Заявка на подбор персонала, с системой построения различных отчетов, Заявка на отгрузку сырья с возможностью построения документа с произвольной табличной частью и использованием интегрированного справочника каталога товаров с различными свойствами. Каждый документ имеет свою собственную форму, вид для печати, возможность архивирования и отслеживания, а также контроля подлинности подписи. Специальные сервисы позволяют создавать он-лайн, согласовывать и доставлять на рабочие столы для окончательного ознакомления Повестки и Протоколы собраний/совещаний, а также приказы и распоряжения, как управляющей компании, так и каждого предприятия в отдельности. Системы построения отчетов и поиска дают возможность контролировать исполнение решений и соблюдения регламентов.

Сервис «Задачи» позволяет отслеживать результативность работы пользователей и соблюдение сроков выполнения как специально созданных задач, так и исполнение приказов, решений собраний, или задач, поставленных посредством служебной записки от одного предприятия Группы — другому.

Документы перемещаются по принципу «Рабочих столов», что является проекцией традиционного движения бумаг и не меняет привычной для пользователей последовательности операций, однако позволяет не только создавать документ, регистрировать его в системе, но и, что самое главное, отслеживать его перемещение и изменения его состояния. Каждый тип документа имеет свою систему статусов и свои правила передвижения, зависимые и независимые статусы позволяют регулировать возможности редактирования документа или процесс подписания. Механизм шифрования и электронно-цифровой подписи отвечает за безопасность и подлинность документа.

В планах развития системы сегодня стоит создание механизма согласования и подписания договоров, а также развитие электронного архива документов, с различными уровнями допуска сотрудников, также с организацией единой системы хранения, поиска и контроля бумажных версий.

Использование веб-технологий и защищенных соединений позволяет любому пользователю, в любой точке России и мира, получить санкционированный доступ к системе, персональному «Рабочему столу» и вести работу со своими документами. Кроме того значительно сокращаются затраты на организацию автоматизированных рабочих мест (АРМ) так как не требуется ни дополнительное оборудование, ни специализированное программное обеспечение, достаточно обычного интернет-браузера.

На момент подготовки данного документа (июнь 2008) в системе зарегистрировано более 250 тысяч документов и сопутствующих им объектов, 2,5 тысячи пользователей, 1,5 тысячи правил движений документов, более 300 протоколов совещаний и собраний и 6 тысяч сопутствующих им объектов. В системе насчитывается более 1,7 млн. связей между различными объектами. В среднем в документообороте ГК «Бородино» создается более 15 новых объектов в минуту.

Принципы построения XS2 Framework дают возможность «описывать» в объектах XS2 любые модели бизнес-процессов в зависимости от требований заказчика. Легкость обучения пользователей любого первоначального уровня квалификации достигается удобством индивидуальных интерфейсов. Внутренние поисковые механизмы, использование технологий AJAX/WEB 2.0 и другие преимущества XS2 Framework позволяют с высокой скоростью оперировать огромным объемом информации, управлять ежесекундно растущим количеством постоянно изменяющихся объектов системы.

Административное управление системой документооборота включает в себя не только работу с пользователями или введение в систему вновь вошедших в Группу компаний, но и как и любой проект XS2, позволяет быстро и гибко создавать новые документы и сервисы. XS2 Framework и система электронного документооборота ГК «Бородино» обеспечивают взаимодействие более 60 организаций, а также контроль управляющей компании над работой всех подразделений Холдинга.

Группа компаний «Бородино»

Группа компаний «Бородино» — один из крупнейших торгово-промышленных холдингов России. В состав которого входят более 60 компаний, в том числе предприятия по производству продуктов питания, упаковочное производство, станкостроение, оборудование для пищевой промышленности, сельскохозяйственное направление, строительство, транспорт, туризм, реклама, кадровые услуги и другие.

Дополнительная информация

• Сборка: Компания «Солютекс»